پلمپ دفاتر و مراحل آن در سامانه ثبت شرکت ها چگونه است؟ تاجران و صاحبان شرکت هایی که بخواهند فعالیت های خود را به صورت رسمی و شفاف ادامه دهند پلمپ دفاتر الزامی است. این دفاتر اسناد مالی شرکت را ثبت و بررسی می کنند و نقش پر رنگی در محاسبه مالیات و تنظیم گزارش‌های مالی دارند. بنابراین، انجام صحیح و به‌موقع فرآیند پلمپ، از بروز مشکلات قانونی و مالی برای کسب و کارها جلوگیری می نماید.
پلمپ دفاتر چیست و چرا اهمیت دارد؟
هر شرکتی که ثبت شده است چه فعال باشد و چه غیر فعال، بایستی پلمپ دفاتر را انجام دهد. شرکت‌هایی فعال هستند باید اطلاعات مالی، درآمدها و هزینه‌های خود را در این دفاتر به ثبت برسانند و در موعد مقرر به اداره ثبت شرکت‌ها تحویل دهند. شرکت هایی که در طول سال هیچ گونه فعالیت مالی نداشته اند به جهت اینکه بتوانند عدم فعالیت خود را اثبات نمایند باید دفاتر خود را به صورت خالی به اداره داراریی ارائه دهند.
این اسناد در اداره مالیات یا ثبت شرکت ها مهر موم می شود در اصطلاح پلمپ می شود و به عنوان سند رسمی در بایگانی این نهادها نگهداری می شوند.
انواع پلمپ دفاتر
چند نوع دفاتر پلمپ وجود دارد. یکی دفاتر روزنامه و دیگری دفتر کل. پلمپ دفاتر روزنامه جزئیات تراکنش های مالی روزانه را شامل می شود. اطلاعات این دفتر مبنای محاسبات مالیاتی و بررسی قانونی خواهد بود.
اما دفتر کل، داده‌های مالی ثبت‌شده در دفتر روزنامه را به صورت هفتگی و دسته بندی شده نمایش می‌دهد. از این دفتر برای کنترل دقیق تر وضعیت مالی شرکت استفاده می‌شود.
پلمپ کردن دفاتر تجاری قانونی به معنای شماره‌گذاری و مهر کردن دفاتر مالی توسط اداره ثبت شرکت‌ها است. این دفاتر شامل اطلاعات مالی شرکت، از جمله درآمدها، هزینه‌ها، دارایی‌ها و بدهی‌ها می‌شود و در صورت عدم ارائه آن‌ها، شرکت با جریمه‌های مالیاتی سنگینی روبه‌رو خواهد شد.
طبق ماده ۶ قانون تجارت، تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی که فعالیت تجاری دارند، موظف به دریافت دفاتر پلمپ‌شده هستند. دفاتر موردنیاز شامل:
- دفتر روزنامه: برای ثبت کلیه معاملات و هزینه‌های روزانه شرکت
- دفتر کل: برای خلاصه‌سازی اطلاعات دفتر روزنامه در بازه‌های هفتگی
- دفتر دارایی: برای ثبت دارایی‌ها و بدهی‌های شرکت
- دفتر کپیه: برای نگهداری نسخه‌ای از مکاتبات تجاری شرکت
از میان این دفاتر، دو مورد اول (دفتر روزنامه و دفتر کل) الزاماً باید پلمپ شوند. در غیر این صورت، سازمان امور مالیاتی ممکن است عملکرد مالی شرکت را به‌صورت علی‌الرأس محاسبه کرده و مالیات را به‌صورت تخمینی تعیین کند، که معمولاً منجر به پرداخت هزینه‌های سنگین می‌شود.
مراحل پلمپ دفاتر تجاری
متقاضی در ابتدا باید وارد سامانه ثبت شرکت ها شود و در قسمت پلمپ دفاتر درخواست خود را ثبت نماید. پس از ثبت درخواست و تکمیل کردن اطلاعات خواسته شده که شامل شناسه ملی و شماره ثبت می باشد، وارد مرحله پرداخت هزینه ها می شود. در این مرحله شما هزینه هایی که از جانب دولت برای این منظور در نظر گرفته شده است را پرداخت می کنید و رسیدی بابت آن دریافت می کنید.
پس از تأیید درخواست، دفاتر پلمپ شده صادر شده و متقاضی موظف است اطلاعات مالی شرکت را به‌صورت دقیق در آن‌ها وارد کند.
در پایان سال مالی، این دفاتر برای بررسی به اداره دارایی ارائه می‌شود.
نکات مهم
- عدم ارائه دفاتر پلمپ‌شده ممکن است موجب جریمه مالیاتی شود.
- اطلاعات ثبت‌شده در دفاتر باید دقیق و مطابق با واقعیت باشد.
- حتی شرکت‌هایی که فعالیتی نداشته‌اند، ملزم به دریافت و ارائه دفاتر خالی هستند.
با رعایت این مراحل و نکات، شرکت‌ها می‌توانند بدون دغدغه‌های قانونی، فرآیند مالیاتی خود را تکمیل کرده و از مشکلات مالیاتی در آینده جلوگیری کنند.
مهلت پلمپ دفاتر قانونی و اهمیت آن برای شرکت‌ها
یکی از الزامات قانونی که شرکت ها موظف هستند قبل از شروع سال مالی جدید انجام گیرد پلمپ دفاتر می باشد. این فرآیند تضمین کننده شفافیت مالی و رعایت قوانین مالیاتی است. به طور مثال، اگر شروع سال مالی شرکت از فروردین است لازم است تا پایان اسفند ماه سال قبل، دفاتر پلمپ شده را دریافت نماید.
چنانچه شرکت شما در طول سال مالی فعالیتی نداشته باشد باز هم ملزم است نسبت به پلمپ نمودن دفاتر اقدام نماید. با این تفاوت که شما می توانید صفحات آن را سفید باقی بگذارید. در صورتی که اقدام به موقع برای دریافت پلمپ دفاتر نکنید ممکن است مشکلات مالیاتی زیادی را در پی داشته باشد.
مهلت قانونی برای پلمپ دفاتر تجاری
پلمپ دفتر شرکت خود را باید پیش از آغاز سال مالی انجام دهید. در صورتی که یک شرکت نیاز به دفاتر جدید در میانه سال مالی داشته باشد (به دلیل پر شدن دفاتر قبلی)، می‌تواند درخواست دفاتر جدید را ارائه دهد.
این فرآیند به‌صورت آنلاین از طریق سامانه اداره ثبت شرکت‌ها انجام شده و پس از بررسی کارشناسان، دفاتر به متقاضی تحویل داده می‌شود. تأخیر در ثبت و دریافت دفاتر پلمپ‌شده ممکن است شرکت را مشمول جرائم مالیاتی کند، بنابراین توصیه می‌شود که مدیران و صاحبان کسب‌وکار این موضوع را در اولویت قرار دهند.
اخذ پلمپ دفاتر از چه جهت اهمیت دارد؟
به استناد ماده 6 قانون تجارت، همه تجار می بایست: دفتر روزنامه، دفترکل، دفتر کپیه و دفتر دارایی داشته باشند. همگی موسسات و شرکت هایی که به ثبت می رسند نیز، باید برای دریافت دفاتر پلمپ شده اقدام کنند.پلمپ و شماره گذاری دفاتر ذکر شده، اساس حسابداری شرکت ها و موسسات می باشد. لازم به ذکر می باشد که این دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت ها پلمپ می شوند. جهت دریافت پلمپ دفاتر رسمی موسسه ثبتی و حقوقی محک شما را همراهی خواهد کرد. در ادامه در مورد هریک از دفاتر رسمی توضیح مختصری ارائه می شود.
دفتر روزنامه چیست؟
طبق تعاریف گفته شده، تمام رخدادهای مالی روزانه و کلیه معاملات براساس تاریخ باید در دفتر روزنامه نوشته شود. دفتر روزنامه همچنین دارای چندین ستون مختلف برای وارد کردن شماره اسناد حسابداری و شرح بدهکار و بستانکار می باشد.
دفاتر کل چیست؟
دفتر کل نیز یکی از دیگر اسناد حسابداری است که برای تهیه صورت و طراز مالی از آن استفاده می شود. در ماده 8 قانون تجارت اینطور ذکر شده است که: کلیه تجار و کسبه باید دست کم هفته ای یک بار رویدادهای مالی مختلف دفتر روزنامه را تفکیک کرده و در قسمت مشخص شده از دفتر کل وارد نمایند.
دفتر کپیه چیست؟
براساس ماده 10 قانون تجارت، تمام مراسلات کسبه و تاجران باید طبق تاریخ وقوع در دفتر کپیه ثبت گردد.
دفتر دارایی چیست؟
هر تاجری می بایست هر سال لیستی از تمامی دارایی ها و نیز قروض و مطالبات خود تهیه کرده و در دفتر دارایی ثبت و امضا نماید.
باید توجه داشته باشید که جهت انجام بهتر امور ثبتی و حقوقی خود خصوصا اموری مانند اخذ جواز تاسیس و اخذ جواز کسب و همینطور اخذ پروانه بهره برداری نیازمند دریافت مشاوره هستید. با محک تماس بگیرید.
برای اخذ پلمپ دفاتر چه مدارکی لازم است؟
برای اشخاص حقیقی
- کپی از کارت ملی
- کپی از پروانه یا مجوز کسب
- کامل کردن فرم اظهارنامه پلمپ دفاتر
- کپی از آگهی روزنامه ثبت شرکت
- در صورت وجود تغییرات ثبتی، کپی از آگهی ثبت تغییرات شرکت
مدارک اشخاص حقوقی
- کپی از مهر شرکت و کارت ملی و شناسنامه مدیرعامل شرکت
- کامل کردن فرم اظهارنامه
- کپی از آگهی ثبت شرکت و درصورت وجود تغییرات شرکت، کپی از آن
کلام آخر
پلمپ دفاتر قانونی، یکی از مواردی است که هر کسب و کار و شرکتی که به طور قانونی ثبت شده است باید آن را جدی بگیرد. انجام این کار در موعد مقرر، علاوه بر جلوگیری از مشکلات مالیاتی، به شفافیت حسابداری شرکت کمک می‌کند. در صورتی که نیاز به راهنمایی دقیق درباره نحوه دریافت و تنظیم دفاتر پلمپ‌شده دارید، مشاوره با کارشناسان امور ثبتی و مالیاتی توصیه می‌شود.
مشاوران محکی همراه شما عزیزان در زمینه ثبت شرکت، اخذ پلمپ دفاتر، ثبت شرکت در کرج و ثبت برند در کرج، خرید و فروش شرکت و دیگر خدمات ثبتی و حقوقی هستند، سوالات خود را از ما بپرسید
